Ausgangslage
Einige Leistungen waren online erreichbar, doch der Antrag wurde nach dem Absenden ausgedruckt und per Hand weiterbearbeitet. Daten mussten ein zweites Mal ins Fachverfahren getippt werden, Rückfragen liefen per Telefon, und die Durchlaufzeiten schwankten stark. Der digitale Eindruck endete an der Amtstür.
Die Prüfung
Für den Fachbereich zählte nicht nur, was eine Lösung kann, sondern auch, wie viel Betrieb sie verlangt. Geprüft wurde entlang weniger, klarer Kriterien.
- Durchgängige Antragsstrecken nach FIM-Standard, nicht nur PDF-Formulare
- Standardanbindung an das eingesetzte Einwohner-Fachverfahren
- Anbindung an Servicekonto und BundID sowie an eine Bezahlfunktion
- Betrieb als SaaS, ohne zusätzliche eigene Serverlandschaft und mit Hosting in Deutschland
- Vertretbarer Pflegeaufwand im laufenden Fachbereichsbetrieb
Die Stadt ließ sich einen Demo-Mandanten einrichten und spielte zwei reale Leistungen vollständig durch, von der Eingabe bis in die Sachbearbeitung. Ergänzend tauschte sich Thiel mit einer Nachbarkommune aus, die dieselbe Lösung bereits nutzte. Wichtiger als die Zahl der verfügbaren Leistungen war, ob die sechs wichtigsten sauber liefen.
Warum es passte
Das OZG-Portal bildete die Antragsstrecken durchgängig nach FIM ab und brachte die Anbindung an das Einwohner-Fachverfahren als Standard mit. Der Betrieb als SaaS passte zur Lage: keine zusätzliche Serverlandschaft, Updates durch den Anbieter, klare Zuständigkeit. Servicekonto und BundID waren bereits angebunden, sodass sich der Fachbereich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren konnte, nämlich die Prozesse hinter den Anträgen.
Die Einführung
Zum Start gingen sechs Leistungen mit hohem Aufkommen live, darunter Meldebescheinigung, Bewohnerparkausweis und Gewerbeanmeldung. Entscheidend war die Vorarbeit: Jeder Prozess hinter einem Antrag wurde einmal sauber beschrieben, bevor er ins Portal kam.
- Start mit sechs häufig genutzten Leistungen statt des gesamten Katalogs
- FIM-Prozesse hinter jedem Antrag vorab mit den Sachbearbeitenden definiert
- Die bearbeitenden Kolleginnen und Kollegen von Beginn an eingebunden
- Erweiterung des Angebots erst nach stabilem Betrieb der ersten Dienste
„Das Portal war schnell eingerichtet. Die Arbeit steckte darin, die Abläufe dahinter zu klären. Wer das überspringt, digitalisiert nur das Chaos."
Betrieb und Betreuung
Seit Herbst 2024 ist das Portal im Betrieb, das Angebot wurde seither schrittweise erweitert. Der Anbieter stellt Updates und neue Leistungszuschnitte bereit, die Stadt beobachtet die Durchlaufzeiten je Dienst und greift ein, wo es hakt. Hilfreich ist der Austausch mit anderen Kommunen, die dieselbe Lösung nutzen: Vieles, was eine Verwaltung erarbeitet, lässt sich übernehmen.
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