Münster: die E-Akte erst geprüft, dann Schritt für Schritt eingeführt.

Ausgangslage

Ein großer Teil der Vorgänge lag auf Papier. Akten wanderten per Hauspost zwischen den Ämtern, parallel entstanden digitale Zwischenstände in E-Mail-Postfächern und auf Netzlaufwerken. Wer eine Akte suchte, fragte oft erst drei Kolleginnen, bevor er sie fand. Mit der Pflicht zur E-Akte und dem Umzug einzelner Bereiche in sanierte Gebäude ohne klassische Aktenkeller wurde aus dem Wunsch eine Notwendigkeit.

Die Prüfung

Bevor Angebote eingeholt wurden, schrieb das Team auf, was die Lösung können musste. Die Liste war bewusst kurz und an den eigenen Abläufen orientiert, nicht am Marktstandard.

• Nachweisbare DSGVO-Konformität und Datenhaltung in einem deutschen Rechenzentrum
• Vergaberechtssichere Beschaffung, möglichst über einen bestehenden Rahmenvertrag
• Standardschnittstellen zu den eingesetzten Fachverfahren und zum Ratsinformationssystem
• Ein nachvollziehbares Rechte- und Rollenkonzept über mehrere Tausend Beschäftigte und mehr als 20 Ämter
• Migration der Alt- und Hybridakten ohne Doppelerfassung

Drei Anbieter kamen in die engere Wahl. Die Stadt richtete eine sechswöchige Teststellung ein, in der zwei Fachämter echte Vorgänge im System abbildeten, und besuchte zwei vergleichbare Kommunen, die bereits produktiv arbeiteten. Entscheidend war weniger der Funktionsumfang auf dem Papier als die Frage, wie gut sich die Software an die vorhandenen Abläufe anpassen ließ.

Warum es passte

VivioAkte überzeugte nicht durch die längste Funktionsliste, sondern durch die Passung zum Ist-Zustand. Die vorhandenen Fachverfahren ließen sich über Standardschnittstellen anbinden, das Rollenkonzept bildete die Ämterstruktur ab, und die Oberfläche kam den Beschäftigten entgegen, die bisher kaum mit Dokumentenmanagement gearbeitet hatten. Dass der Anbieter über einen bestehenden Rahmenvertrag beschaffbar war, verkürzte die Vergabe deutlich.

Die Einführung

Eingeführt wurde nicht alles auf einmal. Den Anfang machten zwei Ämter mit 24 Arbeitsplätzen als Pilot.

• Pilotbetrieb in zwei Ämtern, bevor weitere Bereiche folgten
• Key-User je Amt, früh geschult und als erste Anlaufstelle vor Ort
• Schrittweise Migration: Altakten blieben im Zugriff, neue Vorgänge entstanden nur noch digital
• Schulungen in kleinen Gruppen statt einer einmaligen Großveranstaltung

Der Rollout auf die übrigen Ämter zog sich über Monate. Länger wurde es überall dort, wo Prozesse vor der Digitalisierung erst neu beschrieben werden mussten. Vogts beschreibt das im Rückblick nicht als Fehler, sondern als den eigentlichen Kern des Projekts.

„Die Technik war selten das Problem. Schwierig war, einen Prozess ehrlich aufzuschreiben, den über Jahre jeder ein bisschen anders gemacht hat."

Betrieb und Betreuung

Seit Frühjahr 2025 ist die E-Akte in den ersten Bereichen im Regelbetrieb. Der laufende Support läuft über ein Ticketsystem mit vereinbarten Reaktionszeiten, einmal im Monat gibt es einen Jour fixe mit dem Anbieter zu offenen Punkten, Updates und neuen Anforderungen. Intern tragen die Key-User die Lösung weiter: Sie schulen neue Beschäftigte, sammeln Verbesserungswünsche und entscheiden mit, welche Anpassungen Vorrang haben. Updates werden zuerst in einer Testumgebung geprüft, bevor sie produktiv gehen.