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E-Akte & Dokumentenmanagement

VivioAkte — digitale Aktenführung, die sich für Kommunen wirklich eignet

Eine E-Akte ist kein Selbstzweck. Sie soll Verwaltungsarbeit einfacher machen — nicht komplizierter. VivioAkte wurde von Grund auf für Kommunen entwickelt, die nicht über eine eigene IT-Abteilung verfügen.

Amtshelden Redaktion

Recherchiert von Amtshelden Redaktion · Zuletzt geprüft am 12. Juni 2026

✓ Verifiziert
Verwaltungsmitarbeiterinnen bei der Einführung neuer Software
VA
VivioAkte
Software GmbH · Hamburg
Gemeinsam entscheiden: Verwaltungsmitarbeiterinnen bei der Einführung neuer Software

„Kein einziger Mitarbeiter will zurück zur Papierakte. Das sagt eigentlich alles."

Sandra M. · Leiterin Bürgerservice · Gemeindeverwaltung Altholm · 12.400 Einwohner

Was macht eine E-Akte-Lösung für kleine und mittlere Kommunen wirklich tauglich? Nicht die Anzahl der Features — sondern wie schnell Mitarbeitende damit klarkommen, wie gut der Support erreichbar ist, und ob die Lösung DSGVO-konform auf deutschen Servern läuft. VivioAkte erfüllt alle drei Kriterien.

Das System läuft vollständig im Browser, benötigt keine lokale Installation und wird in einem deutschen Rechenzentrum (Frankfurt) betrieben. Für die Einführung braucht die Behörde einen internen Ansprechpartner, 3–5 Stunden pro Woche, und kein IT-Fachwissen. Das ist der Ausgangspunkt — nicht die Ausnahme.

Passt das zu unserer Behörde?

VivioAkte wurde nicht für jeden gebaut — und das ist eine Stärke. Das System ist auf Kommunen zwischen 5.000 und 50.000 Einwohnern ausgelegt, die ihre Aktenführung erstmals vollständig digitalisieren wollen. Besonders stark ist es überall dort, wo Bürgerinnen und Bürger direkten Kontakt zur Verwaltung haben.

Kommunen 5k–50k EWBürgerserviceOrdnungsamtKämmereiStandesamtCloud · Browser-basiert
Für komplexere Anforderungen führen wir Sie weiter

Wenn Ihre Behörde ämterübergreifende Workflows mit vielen Schnittstellen benötigt oder zwingend on-premise betreiben muss — dann sind DoxBox Kommunal oder Fabasoft eGov die bessere Wahl. Wir beschreiben den Unterschied weiter unten ehrlich.

Die Einführung — realistisch betrachtet

Die größte Sorge bei jeder Softwareeinführung: Was passiert wenn es nicht klappt? Wir haben Kommunen befragt die VivioAkte bereits eingeführt haben — und fragen dabei ausdrücklich nach dem was schwierig war, nicht nur nach dem was gut lief.

📅
Einführungsdauer
8–14 Wo.
Kick-off bis produktiver Einsatz im ersten Amt.
👥
Ihr Aufwand
3–5 Std./Wo.
1 Ansprechpartner intern. Kein IT-Fachwissen nötig.
💶
Kostenrahmen
ab 8.000 €
Pro Jahr. Ausschreibungsfähig nach UVgO/VOL-A.
Typische Herausforderungen — und wie sie gelöst wurden
Datenmigration aus dem Altsystem dauerte länger als geplant.
✓ Gelöst

VivioAkte stellt ein dediziertes Migrations-Team. Tipp: Datenstruktur vorab gemeinsam prüfen lassen — das ist im Onboarding-Paket enthalten.

Erfahrung aus Gemeindeverwaltung Wiesenfeld (6.200 EW, Bayern)

Mitarbeitende nahmen das System anfangs nicht an.
✓ Gelöst

Zwei engagierte Kolleginnen wurden vorab als „Superuser" intensiv geschult und übernahmen die interne Multiplikatorrolle — mit großem Erfolg.

Erfahrung aus Gemeindeverwaltung Altholm (12.400 EW, Schleswig-Holstein)

Betriebsrat wollte Mitbestimmungsrechte einbringen.
✓ Gelöst

VivioAkte liefert eine fertige Betriebsvereinbarungs-Vorlage für kommunale E-Akte-Einführungen — das beschleunigt den Abstimmungsprozess erheblich.

Auf Anfrage verfügbar für alle Kommunen

Was wir nicht prüfen konnten

Wir machen offen, wo uns Angaben fehlen — statt Lücken zu kaschieren. Diese Punkte konnten wir bei der Recherche nicht abschließend prüfen oder öffentlich auffinden:

  • Keine öffentlich auffindbare Angabe zur Barrierefreiheit (BITV 2.0).
  • Keine konkrete Angabe zu Schnittstellen (REST-API / OZG-Adapter) auf der Anbieterwebsite gefunden.

Quelle: Anbieterwebsite vivioakte.de, geprüft am 12. Juni 2026

Wie das Tool in der Praxis eingesetzt wird

Cases folgen in Kürze

Supertools dokumentiert wie Software in realen Behörden eingeführt wurde — mit konkreten Erfahrungen, Zeitrahmen und Learnings. Dieser Bereich wird laufend ergänzt.

Anfrage über Amtshelden stellen

Anfragen laufen über Amtshelden — wir leiten sie direkt an VivioAkte weiter. Kein anonymes Ticketsystem, kein Spam.

vivioakte.dekontakt@vivioakte.de040 123 456

Wenn das nicht das Richtige ist

Supertools empfiehlt nur was wirklich passt. Wenn Ihre Anforderungen über das hinausgehen was VivioAkte leistet, führen wir Sie zu den Alternativen — ohne Umwege.

DoxBox Kommunal

Für komplexe Querschnittslösungen mit ämterübergreifenden Workflows und längerem Einführungsaufwand.

Fabasoft eGov

Wenn On-Premise-Betrieb oder enge SAP-Integration zwingend erforderlich ist.

NordKom Digital

Speziell für norddeutsche Gemeinden — stark bei Standesamt und Einwohnermeldewesen.

Supertools
Nächster Schritt

Unverbindlich anfragen. Wir melden uns persönlich.

Keine automatisierten Antworten. Amtshelden stellt den Kontakt her und stellt sicher dass Ihre Anfrage beim richtigen Menschen landet.

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Kein Spam, keine automatisierten Folge-Mails. Oder direkt: m.keller@vivioakte.de · 040 123 456

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