Die meisten Kommunen erleben die E-Akte-Einführung als Marathon: nicht weil das Projekt zu groß wäre — sondern weil unklare Erwartungen Energie kosten, die in der Sache fehlt. Wer einen realistischen Zeitplan kennt, kann besser steuern.
Phase 1 — Voranalyse (Wochen 1–3)
Bevor Software gekauft wird, muss klar sein, welche Akten überhaupt digitalisiert werden sollen. Eine Bestandsaufnahme der relevanten Vorgänge zeigt fast immer: Es sind weniger, als ursprünglich angenommen. Diese Phase wird oft übersprungen — und kommt später als doppelte Arbeit zurück.
Phase 2 — Anbieterauswahl (Wochen 4–8)
Die Anbieterauswahl ist nicht primär eine Featureliste. Es ist eine Vertrauensentscheidung. Wer das Angebot prüft, sollte zwei Dinge testen: Wie spricht der Anbieter mit anderen Behörden — und wie reagiert er, wenn etwas schiefläuft.
- Mindestens 3 Referenz-Behörden direkt kontaktieren (nicht nur Marketing-Material lesen)
- Eine Live-Demo mit eigenen Daten (kein Sales-Pitch)
- Service-Level klären: Reaktionszeit, Eskalationspfad, Notfall
- Vergabe-Eignung schriftlich bestätigen lassen
Phase 3 — Vergabe (Wochen 9–14)
Die Vergabephase wird häufig unterschätzt. Selbst bei UVgO-konformen Vergaben braucht es typischerweise 6 Wochen, weil Rückfragen, interne Abstimmungen und der Vergabeausschuss eigene Rhythmen haben.
„Wir haben den Fehler gemacht, die Vergabe in drei Wochen abwickeln zu wollen. Am Ende waren es fünf — und das war noch schnell."
Phase 4 — Pilotamt (Wochen 15–22)
Niemand führt die E-Akte gleichzeitig in allen Ämtern ein. Das ist eine bewährte Regel — selbst dann, wenn der Druck von oben groß ist. Das Pilotamt sollte überschaubar sein, gleichzeitig aber repräsentativ. Bürgerservice oder Ordnungsamt eignen sich erfahrungsgemäß gut.
Phase 5 — Rollout (Wochen 23–40)
Sobald das Pilotamt produktiv läuft, folgen die anderen Ämter in kontrollierten Wellen. Jede Welle dauert typischerweise 4–6 Wochen. Wer das Pilotamt sauber dokumentiert hat, erlebt im Rollout deutlich weniger Reibung.
Phase 6 — Stabilisierung (Wochen 40+)
Nach dem Rollout beginnt die eigentliche Arbeit: Verwerfungen ausgleichen, Workflows feinjustieren, Reports etablieren. Hier zeigt sich die Qualität des Anbieters — denn jetzt sind nicht mehr die Pre-Sales-Leute da, sondern der Regelsupport.
